Kontaktformular funktioniert nicht

Wenn Ihr Kontaktformular nicht funktioniert, bemerken Sie das Problem oft erst viel zu spät. Stellen Sie sich vor: Ein potenzieller Kunde findet Ihre Website, ist interessiert und füllt gewissenhaft Ihr Formular aus. Er klickt auf "Absenden", sieht vielleicht sogar eine Erfolgsmeldung und wartet auf Ihre Antwort. Doch diese kommt nie, denn Sie haben die Nachricht nie erhalten. Das Formular hat zwar den Versand bestätigt, aber die E-Mail ist irgendwo auf dem Weg verloren gegangen.

Dieses Szenario ist häufiger als Sie denken. Branchenstudien zeigen, dass bei unzureichend konfigurierter E-Mail-Zustellung bis zu einem Drittel aller E-Mails nie beim Empfänger ankommt. Die Gründe sind vielfältig: aggressive Spam-Filter, fehlende E-Mail-Authentifizierung, falsch konfigurierte Server oder schlicht veraltete Versandmethoden. Der finanzielle Schaden kann erheblich sein, besonders wenn jede Anfrage potenziell Hunderte oder Tausende Euro Umsatz bedeutet.

Die meisten WordPress-Kontaktformulare und viele andere Webanwendungen nutzen standardmäßig die PHP mail()-Funktion zum Versenden von E-Mails. Diese Funktion übergibt die E-Mail einfach an den Mailserver des Webhosters, ohne sich um Authentifizierung zu kümmern. Vor 15 Jahren funktionierte das problemlos. Heute nicht mehr.

Das Problem: E-Mail-Provider wie Gmail, Outlook und Yahoo haben ihre Spam-Filter drastisch verschärft. Sie prüfen nicht nur den Inhalt einer E-Mail, sondern vor allem, ob der Absender vertrauenswürdig ist. Eine E-Mail, die einfach über PHP mail() vom Webserver gesendet wird, kann diese Prüfungen oft nicht bestehen. Sie hat keine digitale Signatur, keine Authentifizierung und kommt von einem Server, der nicht als legitimer Mailserver bekannt ist.

Erschwerend kommt hinzu, dass viele Hosting-Anbieter die PHP mail()-Funktion aus Sicherheitsgründen einschränken oder ganz deaktiviert haben. Wenn Spammer einen Account kompromittieren, könnten sie sonst Tausende Spam-Mails über den Server verschicken. Diese Schutzmaßnahme trifft leider auch legitime Websites.

Der erste Ort, den Sie prüfen sollten, ist Ihr Spam-Ordner. E-Mails von Kontaktformularen werden überdurchschnittlich oft als Spam eingestuft, weil sie mehrere verdächtige Merkmale aufweisen: Sie kommen von einem Webserver statt einem normalen E-Mail-Programm, die Absenderadresse passt oft nicht zur sendenden Domain, und der Inhalt enthält häufig typische Formular-Phrasen.

Prüfen Sie sowohl den Spam-Ordner Ihres E-Mail-Clients als auch den des Webmail-Zugangs. Manche E-Mail-Programme synchronisieren den Spam-Ordner nicht automatisch. Wenn Sie die E-Mails dort finden, markieren Sie sie als "Kein Spam". Bei Gmail können Sie einen Filter erstellen, der E-Mails von bestimmten Absendern immer in den Posteingang leitet.

Allerdings ist das Whitelisting nur eine Symptombekämpfung. Wenn Ihre Formular-E-Mails im Spam landen, liegt das an einer tieferliegenden Ursache: mangelnder E-Mail-Authentifizierung. Diese sollten Sie beheben, nicht nur umgehen.

SPF, DKIM und DMARC sind drei Technologien, die zusammen die E-Mail-Authentifizierung bilden. Sie beweisen dem empfangenden Mailserver, dass eine E-Mail tatsächlich von der angegebenen Domain stammt und nicht gefälscht wurde. Ohne diese Authentifizierung behandeln viele E-Mail-Provider Ihre Nachrichten als potenziellen Spam oder lehnen sie komplett ab.

SPF (Sender Policy Framework) ist ein DNS-Eintrag, der festlegt, welche Server E-Mails für Ihre Domain senden dürfen. Wenn Ihr Webserver E-Mails versendet, aber nicht im SPF-Eintrag aufgeführt ist, schlägt die Prüfung fehl. Das Ergebnis: Die E-Mail wird abgelehnt oder als Spam markiert.

DKIM (DomainKeys Identified Mail) fügt jeder E-Mail eine kryptografische Signatur hinzu. Der empfangende Server kann diese Signatur mit einem öffentlichen Schlüssel in Ihrem DNS-Eintrag verifizieren. DKIM beweist, dass die E-Mail auf dem Transportweg nicht verändert wurde.

DMARC (Domain-based Message Authentication) kombiniert SPF und DKIM und definiert, was mit E-Mails geschehen soll, die die Prüfung nicht bestehen. Zusätzlich erhalten Sie Berichte über fehlgeschlagene Authentifizierungen.

Die Einrichtung dieser Einträge erfolgt in der DNS-Verwaltung Ihrer Domain. Bei den meisten Hosting-Anbietern finden Sie diese unter "DNS-Einstellungen" oder "Domain-Verwaltung". Die genauen Werte hängen von Ihrem E-Mail-Setup ab. Wenn Sie SMTP nutzen (was ich empfehle), gibt Ihnen der SMTP-Anbieter die korrekten Einträge vor.

Ein häufiger Konfigurationsfehler: Das Kontaktformular sendet E-Mails mit einer Absenderadresse, die nicht zu Ihrer Domain gehört. Manche Formulare verwenden standardmäßig die E-Mail-Adresse des Besuchers als Absender. Das führt zu einem SPF-Fehlschlag, weil Ihr Server nicht berechtigt ist, E-Mails von fremden Domains zu versenden.

Die korrekte Konfiguration: Die Absenderadresse (From) sollte immer eine Adresse Ihrer eigenen Domain sein, z.B. kontakt@ihre-domain.de. Die E-Mail-Adresse des Besuchers gehört in das Reply-To-Feld. So können Sie direkt antworten, während die E-Mail technisch korrekt von Ihrer Domain kommt.

Bei Contact Form 7 für WordPress finden Sie diese Einstellung im Formular-Editor unter "E-Mail". Das Feld "Von" sollte im Format "Name " ausgefüllt sein. Das Feld "Zusätzliche Kopfzeilen" sollte "Reply-To: [your-email]" enthalten, wobei [your-email] die Feldvariable für die E-Mail-Adresse des Besuchers ist.

Diese scheinbar kleine Änderung kann bereits einen erheblichen Unterschied bei der Zustellrate machen, auch ohne SMTP. In Kombination mit korrekter E-Mail-Authentifizierung ist sie jedoch noch wirksamer.

Die zuverlässigste Lösung für E-Mail-Probleme bei Kontaktformularen ist der Wechsel von PHP mail() zu SMTP. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ist das Standard-Protokoll für E-Mail-Versand im Internet. Anders als PHP mail() sendet SMTP E-Mails über einen authentifizierten Mailserver, nicht direkt vom Webserver.

Der Unterschied ist vergleichbar mit dem Versenden eines Briefes: PHP mail() ist wie ein Brief ohne Absender, den Sie einfach in irgendeinen Briefkasten werfen. SMTP ist wie ein Brief mit korrektem Absender, Briefmarke und Einlieferungsbeleg, den Sie bei der Post aufgeben. Der zweite Brief kommt mit viel höherer Wahrscheinlichkeit an.

Sie haben mehrere Optionen für SMTP:

• Mailserver Ihres Hosters: Die meisten Hosting-Pakete beinhalten E-Mail-Postfächer mit SMTP-Zugang. Nutzen Sie die Zugangsdaten eines bestehenden Postfachs.
• Gmail oder Outlook: Beide erlauben SMTP-Versand über Ihr bestehendes Konto, allerdings mit Einschränkungen beim Sendelimit.
• Transaktionale E-Mail-Dienste: Spezialisierte Anbieter wie Brevo (ehemals Sendinblue), Mailgun oder Amazon SES bieten hohe Zustellraten und detaillierte Statistiken. Viele haben kostenlose Kontingente.

Wenn Ihr WordPress Kontaktformular nicht sendet, ist WP Mail SMTP die Lösung. Das Plugin ist kostenlos, hat über 4 Millionen aktive Installationen und unterstützt alle gängigen SMTP-Anbieter. So richten Sie es ein:

Schritt 1: Plugin installieren. Gehen Sie zu Plugins > Installieren und suchen Sie nach "WP Mail SMTP". Installieren und aktivieren Sie das Plugin von WPForms.

Schritt 2: Einrichtungsassistent starten. Nach der Aktivierung startet automatisch der Einrichtungsassistent. Wählen Sie Ihren SMTP-Anbieter aus. Für den Mailserver Ihres Hosters wählen Sie "Anderer SMTP".

Schritt 3: SMTP-Zugangsdaten eingeben. Sie benötigen folgende Informationen von Ihrem Hosting-Anbieter: SMTP-Host (z.B. mail.ihre-domain.de), Port (meist 587 für TLS oder 465 für SSL), Benutzername (meist Ihre E-Mail-Adresse) und Passwort. Aktivieren Sie "TLS" oder "SSL" je nach Port.

Schritt 4: Absender konfigurieren. Geben Sie die Absender-E-Mail-Adresse ein. Diese sollte ein echtes Postfach auf Ihrer Domain sein, dessen Zugangsdaten Sie verwenden. Aktivieren Sie "Absender-E-Mail erzwingen", damit alle WordPress-E-Mails diese Adresse verwenden.

Schritt 5: Test-E-Mail senden. WP Mail SMTP bietet einen integrierten Test. Gehen Sie zu WP Mail SMTP > Tools > E-Mail-Test und senden Sie eine Testnachricht an Ihre eigene Adresse. Prüfen Sie Posteingang und Spam-Ordner.

Nach der Konfiguration sollten Sie gründlich testen. Ein einzelner Test reicht nicht aus, denn E-Mail-Probleme können sporadisch auftreten. Führen Sie mehrere Tests zu verschiedenen Zeiten durch und prüfen Sie verschiedene Empfänger-Adressen.

Test 1: Plugin-Test nutzen. Die Test-Funktion von WP Mail SMTP zeigt Ihnen sofort, ob die Verbindung zum SMTP-Server funktioniert und ob die E-Mail gesendet wurde. Bei Fehlern erhalten Sie eine detaillierte Fehlermeldung.

Test 2: Echtes Formular ausfüllen. Senden Sie eine Testnachricht über Ihr tatsächliches Kontaktformular. So testen Sie die gesamte Kette, nicht nur den SMTP-Versand. Prüfen Sie, ob die Nachricht ankommt und alle Formularfelder korrekt übertragen wurden.

Test 3: Verschiedene Empfänger testen. Senden Sie Tests an verschiedene E-Mail-Anbieter: eine Gmail-Adresse, eine Outlook-Adresse und die Adresse Ihres Hosters. Jeder Anbieter hat eigene Spam-Filter. Wenn E-Mails bei einem ankommen, bei einem anderen aber nicht, liegt das Problem beim Empfänger.

Test 4: mail-tester.com nutzen. Dieses kostenlose Tool zeigt Ihnen detailliert, wie Ihre E-Mails bewertet werden. Sie erhalten eine temporäre Adresse, an die Sie eine Test-E-Mail senden. Das Tool prüft SPF, DKIM, DMARC, Spam-Score und weitere Faktoren. Streben Sie einen Score von 9/10 oder besser an.

Selbst mit optimaler SMTP-Konfiguration kann eine E-Mail theoretisch verloren gehen, etwa durch temporäre Serverprobleme. Eine zusätzliche Sicherheitsebene bietet das Speichern aller Formular-Eingaben in der WordPress-Datenbank. So haben Sie auch dann Zugriff auf Anfragen, wenn die E-Mail-Zustellung fehlschlägt.

Für Contact Form 7 gibt es das Plugin "Flamingo", das alle Eingaben speichert. Nach der Installation finden Sie unter "Flamingo" im WordPress-Admin einen Bereich "Eingehende Nachrichten", der alle Formular-Eingaben auflistet. Andere Formular-Plugins wie WPForms oder Gravity Forms haben diese Funktion bereits integriert.

Diese Backup-Lösung hat einen weiteren Vorteil: Sie können Anfragen nachträglich durchsuchen, exportieren und statistisch auswerten. Wie viele Anfragen kommen pro Monat? Welche Themen werden am häufigsten angefragt? Diese Daten helfen bei der Geschäftsentwicklung.

Beachten Sie bei dieser Lösung die DSGVO-Anforderungen: Informieren Sie in Ihrer Datenschutzerklärung über die Speicherung und löschen Sie alte Einträge regelmäßig. Die meisten Plugins bieten eine automatische Löschung nach einer definierten Zeit.

Damit Ihr Kontaktformular nicht wieder nicht funktioniert, sollten Sie nach der Reparatur Maßnahmen ergreifen, um künftige Ausfälle zu verhindern. Eine robuste E-Mail-Infrastruktur erfordert regelmäßige Wartung und Überwachung.

• Regelmäßige Tests: Senden Sie mindestens monatlich, idealerweise wöchentlich Test-Formulare an verschiedene E-Mail-Adressen. Beachten Sie: Auch regelmäßige Tests können nicht garantieren, dass zwischenzeitlich keine Anfragen verloren gehen.
• Passwort-Änderungen beachten: Wenn Sie das Passwort Ihres E-Mail-Postfachs ändern, müssen Sie auch die SMTP-Konfiguration im Plugin aktualisieren.
• Datenbank-Backup nutzen: Speichern Sie alle Formular-Eingaben zusätzlich in der Datenbank. Das ist Ihr Sicherheitsnetz.
• Benachrichtigungen einrichten: Manche SMTP-Plugins bieten E-Mail-Logs und Benachrichtigungen bei Fehlschlägen. Aktivieren Sie diese Funktion.
• Alternative Kontaktmöglichkeiten anbieten: Zeigen Sie neben dem Formular auch Ihre Telefonnummer oder E-Mail-Adresse an. So können Kunden Sie auch bei Formular-Problemen erreichen.